무역을 하려면 특별한 능력이 필요한 것은 아닙니다. 하지만 업무를 함에 있어서 꼭 갖추어야 할 능력은 있습니다. 특별한 것은 아니지만 필수적으로 갖추면 좋은 것들에 대해 알아보겠습니다.
무역실무자가 갖춰야할 능력은 다음과 같습니다.
- 워드
- 엑셀
- PDF 변환
- 프레젠테이션
- 이메일
- 인터넷
- 액세스
워드
무역실무자가 포워더와 관세사를 조율하는 일과 함께 많이 하는 것이 무역서류를 작성하는 일입니다. 작성한 서류는 이메일 등으로 바이어나 수출자에게 보냅니다. 워드를 이용해 작성하는 무역서류로는 인보이스, 패킹리스트, 각종 사유서 등이 있습니다.
엑셀
무역을 하기 위해서는 수출대금의 입금일, 국내 및 국제운송 예약일, 수출준비 완료일과 수입대금 송금일 등을 잘 정리해둬야 합니다. 수출입 건수가 많지 않다면 그냥 노트에 적어도 되지만 수출이 많고 나중에 찾아보기 쉬우려면 아무래도 잘 정리하는 것이 좋은데, 보통 엑셀을 이용해 정리합니다.
엑셀을 이용하는 무역업무로는 인보이스 작성, 패킹리스트 작성, 각종 입금일과 송금일 정리, 각종 수출 관련 연락처 정리 등이 있습니다.
PDF 변환
무역을 할 때 각종 서류를 작성하거나 카탈로그 등을 스캔해 이메일로 보내기도 합니다. 이때 용량이 크거나 문서 내용을 임의로 변경하는 것을 막기 위해서는 문서를 PDF로 변환해서 보내는 것이 좋습니다.
주로 인보이스, 패킹리스트와 각종 무역서류, 제품 카탈로그를 PDF로 변환해서 이메일로 송부합니다.
프레젠테이션
각종 제품이나 회사를 소개할 때는 파워포인트와 같은 프레젠테이션 프로그램으로 작성하는 것이 편리합니다. 프레젠테이션을 이용한 무역업무로는 제품 카탈로그, 회사 소개서 등이 있습니다.
이메일
과거에는 무역을 하려면 팩스만 있으면 됐지만 요즘에는 이메일만 있으면 웬만한 무역업무는 다 할 수 있습니다. 운송 스케줄, 운송료 견적, 각종 견적서, 통관서류 등을 이메일로 보내거나 받을 수 있습니다.
인터넷
인터넷은 무궁무진한 정보를 얻을 수 있는 곳입니다. 여기에는 무역서류 양식부터 해외 바이어의 구매정보까지 없는 정보가 거의 없습니다.
액세스
무역을 하다보면 각종 서류와 다양한 정보의 홍수 속에 살게 됩니다. 이것은 데이터베이스 프로그램을 사용해 간단하게 해결할 수 있는데, 액세스와 같은 프로그램이 이 점에서 유용합니다.
해외에서는 개인이 스스로 만들 수 있는 데이터베이스로 액세스를 많이 쓰는데, 국내에서는 사용법이 어렵다는 이유로 외면을 받기도 합니다.
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